Notice sur l'enregistrement de cette réunion
Vous avez été invité à une réunion dans laquelle le représentant d'une organisation utilise HighKnow. Cette notice vous donne les informations que le RGPD impose lorsque vos paroles sont enregistrées (article 13). C'est une annonce. Ce n'est pas une demande de consentement, et l'enregistrement ne repose pas sur votre consentement.
Qui est responsable
L'organisation dont le représentant vous a invité est le responsable du traitement. Elle décide pourquoi la réunion est enregistrée. HighKnow est son sous-traitant : il fournit le logiciel et traite les données sur instruction de l'organisation. L'invitation, ou la personne qui vous a invité, peut vous dire de quelle organisation il s'agit.
Ce qui est fait, et pourquoi
- La réunion est enregistrée et transcrite au fur et à mesure.
- Des constats, des engagements et des besoins sont extraits de la transcription et ajoutés à la base de connaissances de l'organisation, chacun avec la citation dont il provient.
- Les collègues de l'organisation qui suivent le même compte peuvent utiliser cette trace, et le représentant présent dans la réunion voit pendant celle-ci de courtes suggestions tirées de cette trace.
La finalité est de garder une trace exacte et consultable de ce qui a été dit dans les échanges commerciaux, afin que les échanges suivants partent d'un compte rendu correct. HighKnow n'est pas utilisé pour évaluer, classer ou comparer une personne, ni pour déduire les sentiments ou les intentions de quelqu'un.
Base juridique
La base est l'intérêt légitime de l'organisation à conserver une trace de ses propres échanges commerciaux (article 6, paragraphe 1, point f). Vos intérêts ont été mis en balance avec le sien. En votre faveur : vous n'avez aucune relation avec le logiciel de l'organisation, et vous pouvez ne pas vous attendre à être enregistré lors d'un appel professionnel ordinaire. En faveur de l'organisation : la trace concerne une négociation à laquelle vous participez, et il s'agit de propos professionnels. Les mesures retenues sont cette notice avant et pendant la réunion, une courte durée de conservation, un droit d'opposition respecté par l'arrêt et la suppression, et l'absence de toute fonction qui recherche des personnes par leur nom.
L'annonce faite au début de la réunion est une mesure de transparence. Ce n'est pas une demande de consentement.
Quelles données
- Ce qui est dit pendant la réunion, sous forme de texte, avec une étiquette par canal audio.
- Le titre de la réunion, son horaire, ainsi que les noms et les adresses électroniques des invités, tirés de l'agenda.
- Des propos peuvent contenir des informations sur la santé, les convictions ou d'autres sujets sensibles sans que personne ne l'ait voulu. HighKnow ne les recherche pas et ne crée pas de type d'enregistrement pour elles.
- HighKnow n'écrit pas l'audio dans un stockage, ne crée pas d'empreintes vocales et n'identifie pas les personnes par leur voix.
Qui d'autre les reçoit
Au sein de l'organisation, la transcription est accessible aux membres qui ont participé à la réunion. Une personne qui a accès à la transcription peut la partager avec des collègues de l'organisation, désignés nommément. Chaque partage désigne ses destinataires, est consigné et peut être révoqué. La transcription n'est jamais partagée avec l'ensemble de l'organisation.
Hors de l'organisation, ces prestataires traitent les données pour HighKnow :
- Soniox, pour la transcription en temps réel, par son point d'accès dans l'UE.
- Cloudflare, qui exploite la plateforme et stocke les données dans l'UE.
- Neon, qui héberge la base de données à Francfort.
- Google Cloud (Vertex AI), dans des régions de l'UE, pour l'extraction et les suggestions.
Ce que chacun conserve est fixé par l'accord que HighKnow a conclu avec lui. Les transferts hors de l'UE, lorsque le routage du réseau les impose, sont couverts par les garanties du chapitre V du RGPD.
Combien de temps les données sont conservées
- La transcription est conservée 90 jours par défaut. L'organisation peut fixer une durée plus longue pour son propre compte.
- Le début d'une réunion, enregistré avant que l'annonce ait reçu une réponse, est conservé à part de la transcription et n'entre pas dans la base de connaissances. Il est gardé comme preuve de ce qui a été annoncé et répondu, pendant 30 jours, puis supprimé.
- Les constats de la base de connaissances restent jusqu'à ce que des constats plus récents les remplacent ou qu'ils soient supprimés. Ils sont supprimés lorsque l'organisation les supprime, ou lorsqu'une demande ci-dessous l'exige.
Vos droits, et comment vous opposer
Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur usage, et vous pouvez vous y opposer. Vous pouvez aussi saisir votre autorité de protection des données.
Pour vous opposer, dites-le pendant la réunion. Le représentant peut arrêter l'enregistrement aussitôt, et l'arrêt supprime ce qui a été enregistré. Après la réunion, adressez votre opposition ou votre demande à l'organisation qui vous a invité. HighKnow aide cette organisation à y donner suite : une opposition est respectée par la suppression et l'arrêt du traitement. Elle n'est pas contestée.
Statut de ce texte
Ce texte est un projet qui n'a pas encore été relu par un conseil juridique. Un texte relu sera publié sous la forme d'une nouvelle version, et celle-ci restera telle quelle.