Notice sur l'enregistrement de cette réunion
Vous avez été invité à une réunion dans laquelle le représentant d'une organisation utilise Tenure, un produit de HighKnow SRL. Cette notice vous donne les informations que le RGPD impose lorsque vos paroles sont enregistrées (article 13). C'est une annonce. Ce n'est pas une demande de consentement, et l'enregistrement ne repose pas sur votre consentement.
Qui est responsable
L'organisation dont le représentant vous a invité est le responsable du traitement. Elle décide pourquoi la réunion est enregistrée. HighKnow SRL, qui édite Tenure, est son sous-traitant : elle fournit le logiciel et traite les données sur instruction de l'organisation. L'invitation, ou la personne qui vous a invité, peut vous dire de quelle organisation il s'agit.
Ce qui est fait, et pourquoi
- La réunion est enregistrée et transcrite au fur et à mesure.
- Des décisions, des engagements, des besoins, des questions ouvertes, des réserves exprimées, et des faits sur les organisations et les personnes concernées, comme la fonction d'une personne, sont extraits de la transcription. Chacun est ajouté à la base de connaissances de l'organisation avec une courte citation de la transcription, d'une ou deux phrases.
- Les constats sur les relations de travail ou les préférences d'une personne nommée ne sont extraits que si l'organisation les a activés. Ils sont désactivés par défaut.
- Les membres de l'organisation peuvent lire ces constats et leurs citations. Lorsque la réunion ou un constat est marqué comme privé, seul le membre à qui il appartient le peut. Les constats servent à afficher de courtes suggestions pendant les réunions, y compris au représentant dans celle-ci, et à répondre aux questions des membres.
La finalité est de garder une trace exacte et consultable de ce qui a été dit dans les échanges commerciaux, afin que les échanges suivants partent d'un compte rendu correct. Tenure n'est pas utilisé pour évaluer, classer ou comparer une personne, ni pour déduire les sentiments ou les intentions de quelqu'un. Il travaille à partir des mots prononcés, et non du son de la voix.
Base juridique
La base est l'intérêt légitime de l'organisation à conserver une trace de ses propres échanges commerciaux (article 6, paragraphe 1, point f). Vos intérêts ont été mis en balance avec le sien. En votre faveur : vous n'avez aucune relation avec le logiciel de l'organisation, et vous pouvez ne pas vous attendre à être enregistré lors d'un appel professionnel ordinaire. En faveur de l'organisation : la trace concerne une négociation à laquelle vous participez, et il s'agit de propos professionnels. Les mesures retenues sont cette notice avant et pendant la réunion, une courte durée de conservation, un droit d'opposition respecté par l'arrêt et la suppression, et l'absence de toute fonction qui recherche des personnes par leur nom.
L'annonce faite au début de la réunion est une mesure de transparence. Ce n'est pas une demande de consentement.
Quelles données
- Ce qui est dit pendant la réunion, sous forme de texte, avec une étiquette par canal audio.
- Le titre et l'horaire de la réunion, tirés de l'agenda. Les adresses électroniques des invités sont lues pour reconnaître les membres de l'organisation. Pour les autres, seule la partie de l'adresse qui désigne l'entreprise, après le @, est conservée.
- Des propos peuvent contenir des informations sur la santé, les convictions ou d'autres sujets sensibles sans que personne ne l'ait voulu. Tenure ne les recherche pas et ne crée pas de type d'enregistrement pour elles.
- Tenure n'écrit pas l'audio dans un stockage, ne crée pas d'empreintes vocales et n'identifie pas les personnes par leur voix.
Qui d'autre les reçoit
Au sein de l'organisation, la transcription n'est accessible qu'aux membres qui ont participé à la réunion. L'un d'eux peut la partager avec des collègues de l'organisation, qu'il désigne nommément. Chaque partage désigne ses destinataires, est consigné et peut être révoqué. La transcription n'est jamais partagée avec l'ensemble de l'organisation.
Hors de l'organisation, ces prestataires traitent les données pour HighKnow SRL :
- Soniox, pour la transcription en temps réel, par son point d'accès dans l'UE.
- Cloudflare, qui exploite la plateforme, transmet les requêtes aux modèles d'IA et stocke les données dans l'UE.
- Neon, qui héberge la base de données à Francfort.
- Google Cloud (Vertex AI), dans des régions de l'UE, pour l'extraction, les suggestions et les réponses.
Les données sont stockées uniquement dans l'UE, et traitées dans l'UE, à deux exceptions près. Lorsque le routage du réseau l'impose, le trafic peut passer par des serveurs de Cloudflare hors de l'UE, qui ne le stockent pas. Soniox peut effectuer un traitement limité hors de l'UE pour la sécurité, l'assistance et le respect de ses obligations légales. Les deux sont couverts par les garanties du chapitre V du RGPD. Ce que chaque prestataire conserve est fixé par l'accord que HighKnow SRL a conclu avec lui.
Combien de temps les données sont conservées
- La transcription est conservée 90 jours par défaut. L'organisation peut fixer une durée plus longue pour son propre compte, de 24 mois au plus, et doit en consigner la raison.
- Le début d'une réunion, enregistré avant que l'annonce ait reçu une réponse, est conservé à part de la transcription et n'entre pas dans la base de connaissances. Il est gardé comme preuve de ce qui a été annoncé et répondu, pendant 30 jours, puis supprimé.
- Les constats de la base de connaissances, chacun avec sa courte citation, n'ont pas de date de fin fixe. Ils restent après la suppression de la transcription, jusqu'à ce que l'organisation les supprime ou qu'une demande ci-dessous l'exige.
Vos droits, et comment vous opposer
Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur usage, et vous pouvez vous y opposer. Vous pouvez aussi saisir votre autorité de protection des données. Aucune décision vous concernant n'est prise de façon automatique.
Pour vous opposer, dites-le pendant la réunion. Le représentant arrête l'enregistrement aussitôt, et peut supprimer sur-le-champ ce qui a été capté. S'il ne le supprime pas à ce moment, ce qui a été capté est conservé à part de la transcription, n'entre jamais dans la base de connaissances et est supprimé après 30 jours.
Après la réunion, adressez votre opposition ou votre demande à l'organisation qui vous a invité, en général par la personne qui vous a invité. Une opposition n'est pas contestée. Dans les 30 jours, vos paroles sont retirées de la transcription, et les constats qui reposent uniquement sur ce que vous avez dit sont retirés de la base de connaissances. Un constat que d'autres personnes ont aussi exprimé ne garde que leur part.
Si vous ne pouvez pas joindre l'organisation, écrivez à privacy@highknow.ai. HighKnow SRL vous indiquera à quelle organisation vous adresser, et lui transmettra votre demande dans les 7 jours. La façon dont HighKnow SRL traite votre message est décrite dans sa politique de confidentialité.
Statut de ce texte
Cette version remplace disclosure-2026-10b. Les versions précédentes restent publiées telles quelles, pour les réunions qui les ont utilisées.