Politique de confidentialité
Version 1.6 · 4 novembre 2026
Cette politique explique comment HighKnow SRL traite les données personnelles lorsqu'elle décide pourquoi et comment elles sont utilisées : quand vous visitez ce site, vous connectez à Tenure, le payez, y êtes invité ou nous écrivez.
Elle ne couvre pas ce qui est dit dans une réunion enregistrée. L'audio, les transcriptions, les informations qui en sont extraites, les fiches et les réponses appartiennent à l'organisation qui a enregistré la réunion, et c'est elle qui décide de leur usage ; HighKnow les traite pour son compte. Si vous avez participé à une réunion enregistrée avec Tenure, lisez ce que Tenure enregistre et adressez-vous à l'organisation qui vous a invité.
Le responsable du traitement
HighKnow SRL, Rue Auguste van Zande 95 bt 2, 1080 Bruxelles, Belgique. Numéro d'entreprise 1033.752.853, RPM Bruxelles. Les mentions légales donnent l'identification complète.
Pour toute question sur vos données personnelles, écrivez à privacy@highknow.ai. HighKnow n'a pas désigné de délégué à la protection des données.
Ce que nous utilisons, pourquoi, et sur quelle base légale
| Quand | Ce que nous utilisons | Pourquoi | Base légale (RGPD art. 6(1)) |
|---|---|---|---|
| Vous visitez ce site | Les pages que vous demandez. Notre hébergeur, Cloudflare, traite nécessairement votre adresse IP pour les servir ; le code du site ne la lit ni ne la conserve. | Servir le site, et compter en agrégé les pages vues, les téléchargements et les changements de langue. Un comptage contient la page, sa langue et l'événement, et rien qui vous identifie. | Intérêt légitime (f) : faire fonctionner le site et savoir s'il est utilisé. |
| Vous installez ou mettez à jour l'application de bureau | Un nombre de 0 à 9999, calculé sur votre Mac à partir d'un identifiant d'installation aléatoire. L'identifiant lui-même ne quitte jamais votre Mac. | Proposer une nouvelle version à une part croissante des installations, pour pouvoir arrêter une version défectueuse avant qu'elle n'atteigne tout le monde. | Intérêt légitime (f) : livrer les mises à jour en sécurité. |
| Vous vous connectez | Le nom, l'adresse e-mail et la photo de profil que fournit votre compte Google ; la langue et le thème que vous choisissez ; pour chaque session, l'adresse IP et la description du navigateur ou de l'appareil ; une empreinte des appareils depuis lesquels vous vous connectez. | Vous donner un compte et vous garder connecté ; reconnaître une connexion depuis un nouvel appareil. | Contrat (b) pour le compte. Intérêt légitime (f) pour la sécurité. |
| Vous utilisez Tenure au sein d'une organisation | Votre adhésion et votre rôle, la formule et les droits de votre organisation, et les relevés d'utilisation (minutes de réunion, usage des modèles) attribués à votre organisation. | Fournir le service auquel votre organisation a souscrit, appliquer les limites de la formule, et facturer. | Contrat (b). |
| Sécurité | La vérification de sécurité à la connexion (Cloudflare Turnstile), un journal d'audit des actions sensibles dans votre organisation, et les relevés de requêtes et journaux applicatifs que conservent notre hébergeur et nous-mêmes. | Écarter les inscriptions automatisées, et pouvoir retracer qui a fait quoi dans une organisation. | Intérêt légitime (f) : protéger les comptes et le service. |
| Votre organisation paie | Le contact de facturation, l'abonnement de l'organisation et ses factures. Les données de carte vont à Stripe, jamais à nous. | Encaisser le paiement et conserver les factures. | Contrat (b) ; obligation légale (c) pour les factures. |
| Vous êtes invité | Votre adresse e-mail, le nom de l'organisation et celui de la personne qui vous invite, pour envoyer l'invitation. | Jusqu'à ce que vous acceptiez, HighKnow traite l'invitation pour le compte de l'organisation qui invite, même si l'e-mail part de notre domaine. Une fois inscrit, votre compte relève de cette politique. | La base de l'organisation qui invite ; ensuite contrat (b). |
| Nous gérons l'entreprise | Des totaux par organisation de coûts, de revenus et d'utilisation, sur un tableau de bord interne. L'activité d'aucune personne n'y figure. | Faire fonctionner et facturer le service, et rapprocher nos factures de celles de nos fournisseurs. | Intérêt légitime (f). |
| Vous nous écrivez | Ce que vous envoyez à contact@highknow.ai ou privacy@highknow.ai. | Vous répondre. | Intérêt légitime (f) ; mesures précontractuelles (b) quand vous nous interrogez sur un contrat. |
| Vous êtes client de notre cabinet de conseil | Les coordonnées des personnes avec qui nous travaillons, et les éléments de la mission. Cette ligne constitue l'information relative à ce traitement. | Exécuter la mission et la facturer. | Contrat (b) ; obligation légale (c) pour les factures. |
Pour avoir un compte, vous devez fournir le nom et l'adresse e-mail que nous transmet votre compte Google ; sans eux, nous ne pouvons pas vous connecter. Visiter ce site ne vous demande rien. Lorsque nous nous fondons sur l'intérêt légitime, nous l'avons mis en balance avec vos intérêts, et vous pouvez nous demander cette évaluation à privacy@highknow.ai.
Qui les reçoit
Ces prestataires traitent les données ci-dessus pour notre compte et selon nos instructions :
- Cloudflare : l'hébergement de ce site et de l'application, la vérification de sécurité à la connexion, les comptages agrégés, et le contrôle d'accès de notre équipe.
- Neon : la base de données des comptes, des adhésions et des relevés d'utilisation, à Francfort.
- Scaleway : à Paris, Transactional Email, qui achemine les e-mails d'invitation, et la tâche planifiée qui produit chaque nuit la copie chiffrée de la base de données.
- Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited) : héberge uniquement les deux boîtes auxquelles vous nous écrivez, contact@ et privacy@.
- Sentry : les rapports d'erreur et de plantage de l'application, conservés à Francfort : le type et l'emplacement d'une panne, la version de l'application et le type d'appareil et de navigateur, jamais ce que vous avez écrit ou dit, et sans conserver d'adresse IP.
La liste complète, avec ce que fait chaque prestataire et où, figure sur la page des sous-traitants ultérieurs. Tout changement y est annoncé, ainsi que par e-mail aux propriétaires d'organisations, 30 jours avant de s'appliquer.
Stripe traite les paiements en tant que responsable du traitement distinct, pour le paiement lui-même, la prévention de la fraude et ses propres obligations légales. Vous payez sur les pages de Stripe, où s'applique la politique de confidentialité de Stripe. Les formules payantes ne sont pas encore en vente.
Google vous connecte lorsque vous choisissez « Continuer avec Google », sur ses propres pages et selon la politique de confidentialité de Google. Si vous choisissez des fichiers dans Google Drive, le sélecteur de Google ne se charge que lorsque vous le demandez.
Cloudflare agit aussi comme responsable du traitement pour certaines finalités de sécurité qui lui sont propres : il utilise les signaux de la vérification de sécurité pour améliorer celle-ci, et conserve des relevés de requêtes pour protéger son réseau. Voir l'avenant de confidentialité de Cloudflare Turnstile et la politique de confidentialité de Cloudflare.
Le contenu des réunions est traité par d'autres prestataires (Soniox pour la transcription, Google Vertex AI pour les modèles de langage) pour le compte de l'organisation cliente, en vertu de l'accord de traitement des données, et sort du champ de cette politique. Nous ne vendons pas de données personnelles, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et ne les utilisons jamais pour entraîner des modèles.
Où elles sont conservées
Toutes les données des clients sont stockées exclusivement dans l'UE, à l'exception de ce que vous nous écrivez, décrit ci-dessous. Les requêtes sont traitées dans l'UE ou, lorsque le routage du réseau l'impose, sous les garanties du chapitre V du RGPD.
Concrètement : Cloudflare répond à chaque requête depuis le centre de données le plus proche de vous, qui peut se trouver hors de l'UE, et ne l'y stocke jamais ; ce qui est conservé reste dans l'UE. Une exception ne concerne que ce que vous nous écrivez : les boîtes de contact@highknow.ai et de privacy@highknow.ai sont hébergées par Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Irlande). Notre édition ne permet pas de choisir une région de données : Google peut donc traiter ce que vous écrivez dans tout pays où lui-même ou ses sous-traitants disposent d'installations, dans le cadre du Data Privacy Framework UE–États-Unis pour les États-Unis et des clauses contractuelles types pour les autres transferts (avenant relatif au traitement des données de Google Cloud). Stripe, et Google pour la connexion, traitent les données selon leurs propres conditions, qui décrivent leurs propres transferts.
Combien de temps elles sont conservées
| Quoi | Combien de temps |
|---|---|
| Votre session de connexion | 30 jours, renouvelés à chaque utilisation de Tenure ; elle prend fin quand vous vous déconnectez. |
| L'aller-retour de connexion avec Google | 5 minutes. |
| Votre compte, votre adhésion et vos préférences | Tant que le compte existe. Quitter une organisation supprime l'adhésion. Vous pouvez supprimer votre compte depuis la page de votre compte, sauf si vous êtes le dernier propriétaire d'une organisation ; ou écrivez-nous et nous le supprimons dans les 30 jours. |
| Les relevés d'utilisation détaillés | 90 jours. Les totaux par organisation sont conservés pour la facturation. |
| Le journal d'audit | 24 mois, puis supprimé par une tâche nocturne. |
| Les appareils depuis lesquels vous vous êtes connecté | Reconnus pendant 24 mois après leur dernière utilisation, puis oubliés. |
| Les relevés de requêtes et journaux applicatifs | Les journaux que nous conservons sont stockés dans l'UE et supprimés après 30 jours. Avant d'y être stockés, ils transitent par le réseau de notre hébergeur, qui peut se trouver hors de l'UE, sous son avenant relatif au traitement des données (clauses contractuelles types et cadre de protection des données UE–États-Unis). |
| Les factures | 10 ans à compter du 1er janvier de l'année qui suit la date de la facture, comme l'imposent le droit belge de la TVA et celui de l'impôt sur les revenus (article 60 du Code de la TVA, article 315 du Code des impôts sur les revenus 1992). |
| Les comptages agrégés du site | 90 jours. Ils n'identifient personne. |
| Les sauvegardes de la base de données | 7 jours. Nous pouvons restaurer la base de données à tout instant des 6 dernières heures, et nous en conservons une copie nocturne, chiffrée et stockée dans l'UE, pendant 7 jours ; notre fournisseur de stockage la supprime ensuite, généralement dans la journée. Un enregistrement supprimé disparaît des sauvegardes une fois supprimée la dernière copie qui le contient, et si nous restaurons une sauvegarde, nous supprimons à nouveau tout ce qui a été supprimé depuis qu'elle a été faite. |
| Ce que vous nous écrivez | 2 ans après le dernier message de l'échange. |
Cookies et ce qui est stocké sur votre appareil
Ce site ne dépose aucun cookie et ne stocke rien dans votre navigateur. Il n'utilise aucun script de mesure d'audience ni de publicité, et rien sur ce site ni dans l'application n'en utilise. C'est pourquoi il n'y a pas de bandeau cookies.
L'application ne stocke que ce qu'exigent la connexion et des mises à jour sûres, et ne vous demande donc pas votre consentement (directive ePrivacy art. 5(3), strictement nécessaire) :
| Nom | Finalité | Durée |
|---|---|---|
__Secure-highknow.session_token (cookie) | Vous garde connecté. | 30 jours, renouvelés à l'usage ; supprimé à la déconnexion. |
__Secure-highknow.state (cookie) | Protège l'aller-retour de connexion avec Google. | 5 minutes. |
highknow.pending-invitation (stockage de session) | Conserve une invitation pendant la connexion. | Jusqu'à la fermeture de l'onglet ou la réponse à l'invitation. |
| La vérification de sécurité (Cloudflare Turnstile) | Ne se charge que lorsque vous appuyez sur le bouton de connexion ; Cloudflare peut stocker une valeur dans son propre cadre. | Fixée par Cloudflare. |
| L'identifiant d'installation (un fichier de l'application de bureau) | Place votre installation dans un groupe pour les mises à jour progressives ; seul un nombre de 0 à 9999 qui en est dérivé est envoyé. | Jusqu'à la suppression de l'application. |
Le cookie de session appartient à tout le domaine highknow.ai : votre navigateur l'envoie donc aussi à ce site, qui ne le lit jamais. L'application de bureau conserve votre session dans le trousseau macOS pendant les mêmes 30 jours, et garde une note indiquant que macOS a déjà demandé l'autorisation d'enregistrer l'écran, qui ne nous est jamais envoyée.
Vos droits
Vous pouvez nous demander l'accès à vos données personnelles, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur usage, leur remise dans un format portable, et vous opposer à un usage fondé sur l'intérêt légitime (RGPD art. 15 à 21).
Écrivez à privacy@highknow.ai. Nous répondons dans un délai d'un mois. Nous vérifions votre identité par l'adresse e-mail de votre compte, afin de ne pas communiquer vos données à quelqu'un d'autre. Une copie des données de votre compte dans un format portable vous est envoyée dans les 30 jours de votre demande.
Pour une réunion enregistrée, adressez-vous à l'organisation qui l'a enregistrée : c'est elle qui décide du sort de l'enregistrement, et HighKnow l'aide à vous répondre. Si vous nous écrivez, nous vous indiquons de quelle organisation il s'agit et lui transmettons votre demande dans les 7 jours. Si vous vous opposez à l'enregistrement, précisez à quelles réunions vous avez participé : l'organisation s'est engagée envers HighKnow à supprimer, dans les 30 jours, la transcription de ces réunions, sauf ce que d'autres personnes ont dit de façon confirmée, ainsi que toute affirmation qui ne repose que sur elle. Une affirmation qu'étayent aussi d'autres réunions conserve cet appui. L'avis aux participants précise le reste.
Réclamations
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (Gegevensbeschermingsautoriteit), rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, autoriteprotectiondonnees.be. Nous aimerions pouvoir corriger la situation d'abord, à privacy@highknow.ai.
Décisions automatisées
HighKnow ne prend à votre égard aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets similaires importants (RGPD art. 22). La vérification de sécurité à la connexion est automatisée et n'a aucun effet juridique ; si elle continue de vous refuser, écrivez à contact@highknow.ai.
Modifications
La version et la date en haut de cette page changent chaque fois que la politique change. Une modification substantielle est envoyée par e-mail aux propriétaires d'organisations 30 jours avant de s'appliquer ; une simple modification de formulation ne change que la version.