Accord de traitement des données de Tenure

1. Parties et champ d'application

1.1 Le présent Accord de traitement des données (« DPA ») est conclu entre l'organisation qui utilise Tenure (le « Client »), en qualité de responsable du traitement, et HighKnow SRL, Rue Auguste van Zande 95 bt 2, 1080 Bruxelles, Belgique, numéro d'entreprise 1033.752.853, RPM Bruxelles (« HighKnow »), en qualité de sous-traitant.

1.2 Il fait partie du contrat formé des Conditions d'utilisation et, le cas échéant, d'un bon de commande. Il s'applique à toutes les données personnelles que HighKnow traite pour le compte du Client dans la fourniture de Tenure (le « service »), les « Données personnelles du Client ». En cas de contradiction entre le présent DPA et les Conditions d'utilisation au sujet de données personnelles, le présent DPA prévaut.

1.3 Il est conclu par voie électronique lorsqu'un propriétaire de l'organisation du Client l'accepte dans le service, qui enregistre la version, la langue, la personne et le moment (art. 28, § 9, du RGPD).

1.4 Les termes définis par le RGPD (règlement (UE) 2016/679), tels que données à caractère personnel, traitement, responsable du traitement, sous-traitant, personne concernée, violation de données à caractère personnel et autorité de contrôle, ont ici le même sens.

2. Rôles

2.1 Le Client est responsable du traitement du contenu des réunions et décide s'il enregistre, qui et pourquoi. HighKnow le traite pour son compte : captation, transcription, stockage, extraction, recherche, cartes, questions et réponses, résumés et partage au sein du service.

2.2 Les traitements couverts par le présent DPA sont :

2.3 Hors du présent DPA. HighKnow est responsable du traitement, et sa politique de confidentialité s'applique, pour : la connexion, les comptes, l'appartenance aux organisations et les rôles ; les données de facturation et la mesure de l'usage ; les enregistrements de sécurité tels que le journal d'audit et la protection de la connexion ; le compte d'une personne invitée une fois inscrite ; les visiteurs de son site ; et son tableau de bord d'exploitation, qui n'affiche que des chiffres au niveau de l'organisation.

2.4 Le point sensible de l'extraction. HighKnow définit le menu des types d'affirmations que le service peut extraire, leur signification et la logique d'extraction. Le Client choisit lesquels de ces types sont actifs (article 4.3). Les parties considèrent que HighKnow reste sous-traitant pour l'extraction. L'annexe 4 est un accord de responsabilité conjointe dormant, qui ne prend effet que dans le cas qu'elle décrit.

2.5 La base juridique du Client. En qualité de responsable du traitement, le Client choisit et documente la base juridique sur laquelle il enregistre et traite les propos des participants aux réunions, en général son intérêt légitime, et en répond. Le service soutient ce choix : une information des participants qui ne peut pas être sautée, un même parcours de consentement dans chaque réunion quel que soit le lieu où se trouvent les participants, et une opposition qui arrête l'enregistrement (article 4.5).

3. Objet, durée, nature et finalité

3.1 Objet : la fourniture de Tenure au Client, telle que décrite dans les Conditions d'utilisation et les Instructions d'utilisation.

3.2 Durée : aussi longtemps que HighKnow traite des Données personnelles du Client au titre du contrat, et jusqu'à leur suppression ou leur restitution conformément à l'article 11.

3.3 La nature et la finalité, les catégories de personnes concernées et les types de données personnelles sont décrits à l'annexe 1.

4. Instructions documentées (art. 28, § 3, a), du RGPD)

4.1 HighKnow ne traite les Données personnelles du Client que sur instruction documentée du Client, y compris en ce qui concerne les transferts vers un pays tiers, à moins que le droit de l'Union ou d'un État membre ne l'y oblige. Dans ce cas, HighKnow informe le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si ce droit l'interdit.

4.2 Les instructions du Client sont : le présent DPA ; les Conditions d'utilisation ; et la configuration que le Client définit dans le service, dont chaque paramètre est une instruction documentée dès son enregistrement.

4.3 La configuration des types d'affirmations est une instruction documentée. Un propriétaire ou un administrateur de l'organisation du Client choisit les types d'affirmations que l'extraction peut produire, parmi l'ensemble documenté, chacun présenté avec une description d'une ligne. Les deux types qui décrivent un aspect d'une personne nommée (la relation d'une personne à une affaire et les préférences qu'une personne a exprimées) sont désactivés par défaut. L'extraction ne produit que les types activés. Chaque modification est inscrite au journal d'audit de l'organisation avec son auteur, sa date et les paramètres avant et après, et cet enregistrement constitue l'instruction du Client pour l'extraction.

4.4 Les autres instructions définies dans le service comprennent notamment :

• la durée de conservation des transcriptions : 90 jours par défaut, que le Client peut porter jusqu'à 24 mois en consignant une justification au moment de la modification ;
• la visibilité par défaut des affirmations (privée pour l'utilisateur, ou partagée avec l'organisation) et ce que les membres partagent, et avec qui ;
• la politique de consentement et l'avis aux participants utilisés en réunion ;
• les sources d'agenda et de documents que les membres connectent, et les dossiers ou fichiers qu'ils sélectionnent ;
• les oppositions, effacements et limitations que le Client enregistre pour une personne.

4.5 La captation locale seule n'est pas proposée. Une opposition arrête l'enregistrement (Arrêt). Le service ne capte pas la voix de l'utilisateur lui-même après le refus d'un participant, et ne se poursuit dans aucun autre mode. Si HighKnow introduit un jour la captation locale seule, elle sera soumise à trois conditions que HighKnow n'assouplira jamais : l'utilisateur la choisit en réunion, et elle n'est jamais imposée par une politique de l'organisation ; elle est présentée aux participants comme une question distincte ; et les affirmations qui en sont extraites sont limitées à cet utilisateur, jamais partagées avec l'organisation. Elle ne serait proposée que lorsque l'ordinateur de l'utilisateur diffuse le son dans un casque ou des écouteurs, afin que la voix des autres participants ne soit pas captée depuis les haut-parleurs, et elle serait annoncée comme une modification substantielle selon l'article 16.

4.6 HighKnow informe immédiatement le Client si, selon lui, une instruction constitue une violation du RGPD ou d'autres dispositions du droit de l'Union ou des États membres relatives à la protection des données (art. 28, § 3, dernier alinéa).

4.7 Aucun traitement pour les finalités propres de HighKnow. HighKnow ne traite les Données personnelles du Client pour aucune finalité qui lui serait propre. L'article 14 en énonce la conséquence la plus importante sous forme de garantie.

5. Confidentialité (art. 28, § 3, b), du RGPD)

HighKnow veille à ce que chaque personne autorisée à traiter les Données personnelles du Client soit soumise à une obligation de confidentialité, contractuelle ou légale, et n'y accède que dans la mesure nécessaire à la fourniture du service, au traitement d'une demande du Client ou au respect d'une obligation légale.

6. Sécurité (art. 28, § 3, c), et 32 du RGPD)

6.1 HighKnow met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles de l'annexe 2, conçues pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement.

6.2 L'annexe 2 résume les mesures. Leur description complète figure dans la documentation d'architecture et de sécurité de HighKnow, que HighKnow met à la disposition du Client sur demande.

6.3 HighKnow peut faire évoluer les mesures, pour autant que le niveau global de sécurité ne soit pas réduit.

7. Sous-traitants ultérieurs (art. 28, §§ 2 et 4, du RGPD)

7.1 Autorisation générale. Le Client autorise HighKnow à recourir aux sous-traitants ultérieurs énumérés à l'annexe 3, que HighKnow publie aussi sur highknow.ai/subprocessors.

7.2 Annonce des changements. HighKnow annonce tout ajout ou remplacement envisagé d'un sous-traitant ultérieur au moins 30 jours à l'avance, sur la page publique des sous-traitants ultérieurs et par courriel aux propriétaires de l'organisation du Client. L'annonce indique le sous-traitant ultérieur, sa localisation, ce qu'il fera, les données qu'il recevra, les garanties applicables et la date de prise d'effet du changement.

7.3 Droit d'opposition. Le Client peut s'opposer au changement, pour des motifs raisonnables tenant à la protection des données, en écrivant à privacy@highknow.ai avant la prise d'effet du changement. HighKnow examine alors l'opposition de bonne foi et peut proposer une alternative. Si aucune n'est convenue, le Client peut résilier le service concerné avant la prise d'effet du changement, et HighKnow rembourse, au prorata, les montants payés d'avance pour la période postérieure à la résiliation.

7.4 Répercussion des obligations. HighKnow impose contractuellement à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection des données au moins aussi protectrices que celles du présent DPA, en particulier des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées (art. 28, § 4).

7.5 Responsabilité. HighKnow demeure pleinement responsable envers le Client de l'exécution des obligations de chaque sous-traitant ultérieur.

7.6 Toute la chaîne. Sur demande, HighKnow communique l'identité (nom, adresse et personne de contact) des sous-traitants auxquels ses sous-traitants ultérieurs ont recours, dans la mesure où il la connaît, et tient ces informations à jour (avis 22/2024 de l'EDPB, point 32).

8. Assistance pour les droits des personnes concernées (art. 28, § 3, e), du RGPD)

8.1 HighKnow aide le Client, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et dans toute la mesure du possible, à donner suite aux demandes d'exercice des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition.

8.2 Ces mesures sont, d'abord, la page des droits du service, depuis laquelle un propriétaire ou un administrateur de l'organisation du Client répond à chaque droit : un export lisible par machine (JSON) de ce qu'une personne a dit et des affirmations la concernant, pour l'accès et la portabilité ; une opposition qui fait cesser l'utilisation de ce qui est conservé au sujet de la personne pour fonder tout résultat ; l'effacement d'une personne, en cascade sur les affirmations la concernant et sur ses segments de transcription ; la limitation d'une affirmation contestée ; et la rectification. Lorsqu'une demande ne peut pas être traitée depuis cette page, HighKnow l'exécute lui-même sur instruction documentée du Client, dans un délai de 10 jours ouvrables.

8.3 Opposition d'un participant. Lorsque le Client enregistre l'opposition d'un participant et désigne les réunions concernées, HighKnow supprime, dans les 30 jours, la transcription de chaque réunion désignée, sauf les passages confirmés comme prononcés par une autre personne, ainsi que les affirmations qui ne reposent que sur elle ; une affirmation également étayée par une autre réunion conserve cet appui. Un interlocuteur distant n'étant pas identifié par sa voix, cette suppression emporte aussi les paroles du représentant et des autres intervenants non confirmés dans ces réunions, ainsi que leurs résumés. Dès l'enregistrement de l'opposition, rien de ce qui concerne cette personne ne sert à fonder une carte, une réponse ou une affirmation. Le Client ne doit pas l'enregistrer à nouveau (conditions d'utilisation, article 8.2). Une opposition formulée pendant une réunion est traitée pendant la réunion : la commande « Quelqu'un s'est opposé — arrêter et supprimer » de l'utilisateur arrête l'enregistrement et supprime ce qui a été capté de cette réunion, en deux appuis ; une suppression qui ne peut pas atteindre le service immédiatement est relancée jusqu'à ce qu'elle soit faite, dans les 30 jours.

8.4 Une demande que HighKnow reçoit directement au sujet du contenu des réunions est transmise au Client sans retard injustifié, et HighKnow indique au demandeur que le Client, en tant que responsable du traitement, y répondra. Lorsque le demandeur est un participant qui n'est pas utilisateur, HighKnow l'oriente vers l'organisation qui a organisé la réunion et transmet la demande à celle-ci dans un délai de 7 jours. HighKnow ne répond pas lui-même au fond à une telle demande, sauf instruction du Client.

9. Assistance en matière de sécurité, de violations, d'AIPD et de consultation préalable (art. 28, § 3, f), du RGPD)

9.1 HighKnow aide le Client à respecter ses obligations au titre des articles 32 à 36 du RGPD, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose.

9.2 AIPD et représentants du personnel. L'analyse d'impact relative à la protection des données, ainsi que toute information ou consultation des représentants du personnel, incombent au Client en qualité de responsable du traitement et d'employeur. HighKnow fournit, sur demande à privacy@highknow.ai, une analyse d'impact de référence pour le service, que le Client complète, et un dossier pour les représentants du personnel : une note d'information pour la Belgique (convention collective de travail n° 39), une note de consultation pour un CSE en France, un modèle d'accord d'entreprise pour l'Allemagne, un modèle de demande d'accord pour les Pays-Bas, et une description de ce que le service peut et ne peut pas faire. HighKnow répond aux questions raisonnables du Client pour sa propre analyse et pour toute consultation préalable d'une autorité de contrôle.

9.3 Violation de données à caractère personnel. HighKnow notifie au Client toute violation de données à caractère personnel affectant des Données personnelles du Client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance (art. 33, § 2), par courriel aux propriétaires et administrateurs de l'organisation. La notification décrit, dans la mesure de ce qui est alors connu, la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées et d'enregistrements concernés, les conséquences probables et les mesures prises ou envisagées, avec un point de contact (art. 33, § 3). Lorsque toutes les informations ne sont pas disponibles en même temps, HighKnow les communique de manière échelonnée sans autre retard indu (art. 33, § 4). HighKnow consigne chaque violation dans son registre interne des violations.

9.4 HighKnow ne notifie pas une violation de Données personnelles du Client à une autorité de contrôle ou aux personnes concernées au nom du Client, sauf instruction de celui-ci.

10. Transferts internationaux

10.1 Toutes les données des clients sont stockées exclusivement dans l'UE, à l'exception de la correspondance décrite à l'article 10.3. Les requêtes sont traitées dans l'UE ou, lorsque le routage du réseau l'impose, sous les garanties du chapitre V du RGPD. L'inférence s'exécute dans l'UE. HighKnow ne transfère pas les Données personnelles du Client hors de l'Espace économique européen, sauf dans les cas prévus au présent article ou sur instruction documentée du Client.

10.2 La plateforme réseau (Cloudflare, annexe 3) peut acheminer une requête par un point de présence situé hors de l'UE. Elle n'y stocke jamais de Données personnelles du Client. Ce transit est couvert par les clauses contractuelles types de l'avenant relatif au traitement des données de Cloudflare et par le cadre de protection des données UE–États-Unis.

10.3 Les boîtes contact@highknow.ai et privacy@highknow.ai sont hébergées par Google Workspace (Google Cloud EMEA Limited, Irlande, annexe 3). Elles contiennent de la correspondance, y compris les demandes de personnes concernées, et leur stockage n'est pas limité à l'UE : l'édition qu'utilise HighKnow (Google Workspace Business Starter) n'offre aucune règle de région de données, si bien que ce qu'une personne écrit à ces adresses peut être stocké et traité dans tout pays où Google ou ses sous-traitants ultérieurs disposent d'installations, y compris les États-Unis. Les transferts vers les États-Unis sont couverts par le cadre de protection des données UE–États-Unis, au titre duquel Google LLC est certifiée, et les autres transferts par les clauses contractuelles types de l'avenant relatif au traitement des données de Google Cloud. Aucune autre Donnée personnelle du Client ne parvient à Google Workspace.

10.4 Le sous-traitant de transcription (Soniox, annexe 3) traite le flux audio dans son déploiement régional européen. Un traitement limité à des fins de sécurité, d'assistance et de conformité légale peut avoir lieu hors de l'UE, sous les clauses contractuelles types (module 3) incorporées dans son accord de traitement des données.

10.5 Si le cadre de protection des données UE–États-Unis cesse de s'appliquer, les clauses contractuelles types restent la garantie de ces transferts.

10.6 Le sous-traitant ultérieur de base de données (Neon, contracté auprès de Databricks, Inc., annexe 3) stocke les données à Francfort. Databricks étant une société des États-Unis, tout accès aux données depuis l'extérieur de l'Espace économique européen, pour exploiter ou assister le service, constitue un transfert, couvert par les clauses contractuelles types intégrées à l'avenant relatif au traitement des données de Databricks.

11. Suppression et restitution à la fin du service (art. 28, § 3, g), du RGPD)

11.1 Au terme de la prestation des services, et chaque fois que le Client change de fournisseur, le Client peut obtenir la restitution de ses Données personnelles sous la forme de l'export de l'organisation, qu'un propriétaire de l'organisation du Client, et aucun autre rôle, télécharge depuis la page de l'offre sous la forme d'une archive JSON Lines versionnée des données énumérées à l'article 6.6 des conditions d'utilisation, et les récupérer pendant au moins 30 jours après la période de transition que fixe cet article.

11.2 À l'issue de ce délai, HighKnow supprime les Données personnelles du Client, à moins que le droit de l'Union ou d'un État membre n'exige leur conservation. La suppression dans les sauvegardes suit dans la fenêtre de sauvegarde : 6 heures de restauration de la base de données à un instant donné, et 7 jours pour chaque copie nocturne de la base de données, chiffrée avant de quitter la tâche qui la produit, conservée dans l'UE et supprimée par le fournisseur de stockage une fois ses 7 jours écoulés, généralement dans la journée. Lorsque HighKnow restaure la base de données à partir d'une sauvegarde, il réapplique chaque suppression faite après cette sauvegarde, à partir d'un registre tenu hors de la base de données qui ne contient que des identifiants et conserve chacun d'eux 15 jours, de sorte que les données supprimées ne reviennent pas. L'état de la salle de réunion en direct, qui conserve la transcription d'une réunion pendant son déroulement, subsiste après que la salle l'a effacé ou purgé, jusqu'à 30 jours dans le journal de récupération du fournisseur, que l'application de HighKnow ne lit pas et à partir duquel HighKnow ne restaure jamais une salle à un état antérieur à son effacement ou à sa purge. Au terme de ces délais, plus aucune copie ne subsiste. HighKnow confirme la suppression par écrit sur demande.

11.3 HighKnow conserve, après la suppression, l'enregistrement de l'acceptation du présent DPA (la version, la langue, la personne et le moment), comme preuve du contrat, aussi longtemps qu'une action fondée sur le contrat peut être introduite.

11.4 Le son n'est jamais écrit sur un stockage durable par HighKnow ; il n'y a donc pas de son à restituer ni à supprimer.

12. Information et audits (art. 28, § 3, h), du RGPD)

12.1 HighKnow met à la disposition du Client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de l'article 28, notamment sa documentation d'architecture et de sécurité et son registre des activités de traitement en qualité de sous-traitant.

12.2 HighKnow permet la réalisation d'audits, y compris d'inspections, par le Client ou un auditeur qu'il mandate et qui est tenu à la confidentialité, et y contribue. Un audit est annoncé au moins 30 jours à l'avance, n'a pas lieu plus d'une fois par période de douze mois sauf exigence d'une autorité de contrôle ou violation le justifiant, est limité au traitement couvert par le présent DPA et est réalisé aux frais du Client. HighKnow peut d'abord proposer de répondre par écrit, pièces à l'appui, aux questions de l'audit.

13. Limitation des finalités et contraintes permanentes du service

Le service ne comporte aucune inférence de l'état émotionnel d'une personne, et HighKnow n'en construit jamais. Le service ne comporte aucune identification d'un intervenant par empreinte vocale, et HighKnow n'en construit jamais. Le service ne comporte aucune surveillance ni évaluation de la performance d'un utilisateur pour le compte d'un tiers, et HighKnow n'en construit jamais. HighKnow ne traite les Données personnelles du Client pour aucune de ces finalités. Ces contraintes font partie de la conception du service, comme l'énoncent les Instructions d'utilisation, et du présent DPA.

14. Garantie d'absence d'entraînement

HighKnow garantit qu'il n'utilise pas les Données personnelles du Client ni aucun autre contenu de réunion du Client pour entraîner ou améliorer des modèles, pour l'ajustement d'invites, pour des jeux d'évaluation ou pour tout actif partagé entre clients, et qu'il ne le fera pas. Il s'agit d'une garantie et non d'une politique : la modifier exige une nouvelle version du présent DPA acceptée par le Client conformément à l'article 16, et elle survit à la fin du contrat pour toute donnée que HighKnow détiendrait encore.

15. Responsabilité

La responsabilité de chaque partie au titre du présent DPA est régie par l'article relatif à la responsabilité des Conditions d'utilisation : la responsabilité totale est plafonnée aux montants payés au cours des 12 mois précédant le fait générateur de la réclamation, et la responsabilité pour fraude, faute lourde et faute intentionnelle n'est jamais exclue (Code civil belge, art. 5.89). Ceci est sans préjudice des droits des personnes concernées au titre de l'article 82 du RGPD.

16. Durée et modifications

16.1 Le présent DPA s'applique aussi longtemps que HighKnow traite des Données personnelles du Client et prend fin lorsque l'article 11 a été exécuté.

16.2 Chaque version du présent DPA porte sa version et sa date. HighKnow informe les propriétaires de l'organisation du Client d'une modification substantielle par courriel, et dans le service, au moins 30 jours avant qu'elle ne s'applique. Une modification de rédaction qui ne change aucun droit ni aucune obligation ne change que la version.

16.3 Un Client qui n'accepte pas une modification substantielle peut résilier le contrat avant qu'elle ne s'applique, et HighKnow rembourse, au prorata, les montants payés d'avance pour la période postérieure à la résiliation. Un changement de sous-traitant ultérieur suit l'article 7. Le service enregistre quelle version un propriétaire a acceptée, et quand.

17. Droit applicable et présente version

17.1 Le présent DPA est régi par le droit belge. Les tribunaux de Bruxelles sont seuls compétents, comme dans les Conditions d'utilisation.

17.2 HighKnow publie la présente version en son nom propre. L'édition 1.1 (27 octobre 2026) a décrit l'exécution de l'opposition d'un participant aux articles 8.2 et 8.3, indiqué l'entité contractante de Neon et les clauses contractuelles types à l'article 10.6 et à l'annexe 3, aligné la restitution des données de l'article 11.1 sur l'article 6.6 des Conditions d'utilisation, et mentionné à l'annexe 2 le partage journalisé et révocable et la question refusée sur un membre. L'édition 1.2 a ensuite désigné l'hébergeur des boîtes à l'article 10.3 et à l'annexe 3, et le journal de récupération du fournisseur pour la salle de réunion en direct à l'article 11.2 et à l'annexe 2. L'édition 1.3 précise à l'article 11.2 et à l'annexe 2 que l'application de HighKnow ne lit pas ce journal de récupération et que HighKnow ne restaure jamais une salle à partir de celui-ci à un état antérieur à son effacement ou à sa purge, et corrige l'article 10.1 et l'annexe 1, qui affirmaient que toutes les données des clients sont stockées exclusivement dans l'UE, pour en excepter la correspondance des boîtes de l'article 10.3. Elle s'applique dès sa publication, sans le préavis de l'article 16.2, car HighKnow n'avait aucun client en dehors de ses propres organisations de test lorsqu'elle l'a publiée. L'édition 1.4 indique à l'article 11.2 et à l'annexe 2 la fenêtre de sauvegarde de la copie nocturne de la base de données, 7 jours à côté des 6 heures de restauration à un instant donné, et qu'une restauration réapplique les suppressions faites après la sauvegarde qu'elle restaure, et désigne à l'annexe 3 le sous-traitant ultérieur qui exécute la tâche produisant cette copie et celui qui la conserve. Elle s'applique dès sa publication, sans le préavis de l'article 16.2, pour la même raison. L'édition 1.5, publiée le même jour, indique à l'annexe 3 que Google Cloud (Vertex AI) traite l'inférence dans l'UE, par ses points de terminaison europe-west1 et europe-west4, là où l'édition 1.4 mentionnait la Belgique et les Pays-Bas : pour les modèles Gemini qu'utilise Tenure, Google garantit le traitement de ces points de terminaison dans l'UE, et non dans un pays donné. Elle s'applique dès sa publication, sans le préavis de l'article 16.2, pour la même raison. HighKnow publie toute modification ultérieure comme nouvelle version conformément à l'article 16.

Annexe 1 — Description du traitement

A1.1 Nature et finalité

A1.2 Catégories de personnes concernées

• les utilisateurs du Client (ses membres), et les collègues présents à une réunion sans utiliser le service ;
• les participants aux réunions enregistrées qui ne sont pas utilisateurs : les clients, prospects, partenaires et fournisseurs du Client, et leur personnel ;
• les personnes mentionnées dans une réunion ou un document sans y être présentes ;
• les personnes que le Client invite dans son organisation, jusqu'à leur inscription.

A1.3 Types de données personnelles

Catégories particulières (art. 9). Le service n'est pas conçu pour traiter des catégories particulières de données personnelles, et l'ensemble documenté des types d'affirmations ne comporte aucun type relevant de ces catégories. Une conversation professionnelle libre peut néanmoins en capter incidemment (par exemple la mention d'un rendez-vous médical). Les mesures de maîtrise sont la courte conservation des transcriptions, des citations sources minimales, l'absence de tout type d'affirmation relevant de ces catégories, et les outils d'effacement et d'opposition du Client.

A1.4 Où se trouvent les données

Stockées dans l'Union européenne, à l'exception de la correspondance décrite à l'article 10.3 (annexe 3). Transit comme décrit à l'article 10.

Annexe 2 — Mesures techniques et organisationnelles

Un résumé. La description complète figure dans la documentation d'architecture et de sécurité de HighKnow, disponible sur demande.

Limite connue, énoncée plutôt que cachée : la clé de chiffrement de clés est un secret de la plateforme, sans gestion des clés adossée à un module matériel ; sa rotation est une procédure manuelle documentée.

Annexe 3 — Sous-traitants ultérieurs

A3.1 Sous-traitants ultérieurs autorisés

Faits non encore confirmés par écrit. HighKnow n'a pas encore reçu de confirmation écrite de deux faits relatifs à ses fournisseurs, et ne les affirme donc pas : la conservation par Google aux fins de surveillance des abus, et ce que Cloudflare AI Gateway journalise ou met en cache. HighKnow met la présente annexe à jour lorsque chacun est confirmé.

A3.2 Destinataires qui ne sont pas des sous-traitants ultérieurs, et pourquoi

A3.3 Comment les changements sont notifiés

1. HighKnow publie le changement envisagé sur highknow.ai/subprocessors et en informe par courriel les propriétaires de chaque organisation, au moins 30 jours avant sa prise d'effet.
2. L'annonce contient les informations prévues à l'article 7.2 et la date de prise d'effet du changement.
3. Le Client peut s'opposer conformément à l'article 7.3 jusqu'à cette date.
4. La présente annexe est mise à jour, et la version du DPA change, lorsque le changement prend effet.

Annexe 4 — Accord de responsabilité conjointe dormant pour l'extraction (art. 26 du RGPD)

A4.1 Pourquoi cette annexe existe

HighKnow définit les types d'affirmations que le service peut extraire, et donc les catégories de données personnelles que l'extraction peut produire. Le Client choisit les types actifs, les valeurs par défaut sont minimales, et ce choix est enregistré comme instruction du Client (article 4.3). Les parties considèrent que HighKnow reste ainsi sous-traitant. Une autorité de contrôle ou une juridiction pourrait porter une autre appréciation sur cette seule étape. Être qualifiés de responsables conjoints sans accord en place constituerait en soi une violation de l'article 26, ce que la présente annexe vise à éviter.

A4.2 Quand elle prend effet

La présente annexe est dormante. Elle ne prend effet, et uniquement pour le traitement visé en A4.3, qu'à compter de la date à laquelle :

• une autorité de contrôle ou une juridiction constate, dans une décision adressée à l'une des parties, que les parties sont responsables conjoints de ce traitement ; ou
• les parties en conviennent par écrit.

Jusque-là, elle est sans effet, et rien de ce qu'elle contient ne vaut reconnaissance de ce que les parties sont responsables conjoints.

A4.3 Le traitement couvert

La détermination de l'ensemble documenté des types d'affirmations, de leur signification et de la logique d'extraction, et l'extraction d'affirmations à partir des transcriptions et des documents au moyen de ceux-ci. Tous les autres traitements restent régis par le reste du présent DPA, HighKnow agissant en qualité de sous-traitant.

A4.4 Qui fait quoi

A4.5 Point de contact et transparence

Le Client est le point de contact pour les personnes concernées (art. 26, § 1). Les grandes lignes du présent accord sont mises à la disposition des personnes concernées par le Client, à l'aide d'un texte fourni par HighKnow (art. 26, § 2). Une personne concernée peut néanmoins exercer ses droits à l'égard de chacune des parties (art. 26, § 3) ; la partie qui reçoit une demande en informe l'autre sans retard injustifié.

A4.6 Responsabilité entre les parties

Chaque partie supporte, entre les parties, la part de toute réparation qui correspond à sa responsabilité dans le dommage au regard de A4.4 (art. 82, § 5).