Avis sur l'enregistrement de cette réunion
Vous avez été invité à une réunion dans laquelle le représentant d'une organisation utilise Tenure, un produit de HighKnow SRL. Cet avis aux participants vous donne les informations que le RGPD impose lorsque vos paroles sont enregistrées (article 13). C'est une annonce. Au regard de la protection des données, l'enregistrement repose sur l'intérêt légitime de l'organisation, et non sur votre consentement. Le droit pénal de certains pays exige en outre que chaque personne qui parle accepte d'être enregistrée. C'est pourquoi l'enregistrement est annoncé avant de commencer et chacun peut s'y opposer. Participer après l'annonce sans s'y opposer vaut cet accord, que vous pouvez retirer à tout moment en vous opposant.
Qui est responsable
L'organisation dont le représentant utilise Tenure pendant la réunion est le responsable du traitement. Elle décide pourquoi la réunion est enregistrée. L'annonce faite au début de la réunion et le texte d'invitation la désignent. Pour la contacter au sujet de l'enregistrement, répondez à la personne qui vous a invité ou qui a partagé le texte d'invitation. HighKnow SRL, qui édite Tenure, est son sous-traitant : elle fournit le logiciel et traite les données sur instruction de l'organisation.
Ce qui est fait, et pourquoi
- L'enregistrement ne commence qu'une fois que le représentant a fait l'annonce et que personne ne s'y est opposé. À partir de ce moment, la réunion est enregistrée et transcrite au fur et à mesure.
- Des décisions, des engagements, des besoins, des questions ouvertes, des réserves exprimées, et des faits sur les organisations et les personnes concernées, comme la fonction d'une personne, sont extraits de la transcription automatiquement, par IA. Chacun est ajouté à la base de connaissances de l'organisation avec une courte citation de la transcription, d'une ou deux phrases.
- Les constats sur les relations de travail ou les préférences d'une personne nommée ne sont extraits que si l'organisation les a activés. Ils sont désactivés par défaut.
- Les membres de l'organisation peuvent lire ces constats et leurs citations. Lorsque la réunion ou un constat est marqué comme privé, seul le membre à qui il appartient le peut. Les constats servent à afficher de courtes suggestions pendant les réunions, y compris au représentant dans celle-ci, et à répondre aux questions des membres.
La finalité est de garder une trace exacte et consultable de ce qui a été dit dans les échanges commerciaux, afin que les échanges suivants partent d'un compte rendu correct. Tenure n'est pas utilisé pour évaluer, classer ou comparer une personne, ni pour déduire les sentiments ou les intentions de quelqu'un. Il travaille à partir des mots prononcés, et non du son de la voix.
Base juridique
La base est l'intérêt légitime de l'organisation à conserver une trace de ses propres échanges commerciaux (article 6, paragraphe 1, point f). Vos intérêts ont été mis en balance avec le sien. En votre faveur : vous n'avez aucune relation avec le logiciel de l'organisation, et vous pouvez ne pas vous attendre à être enregistré lors d'un appel professionnel ordinaire. En faveur de l'organisation : la trace concerne une négociation à laquelle vous participez, et il s'agit de propos professionnels. Les mesures retenues sont cet avis avant et pendant la réunion, une courte durée de conservation, un droit d'opposition respecté par l'arrêt et la suppression, et l'absence de toute fonction qui recherche des personnes par leur nom.
L'annonce faite au début de la réunion est une mesure de transparence. Ce n'est pas une demande de consentement au sens de la protection des données.
Quelles données
- Ce qui est dit pendant la réunion, sous forme de texte, avec une étiquette par canal audio.
- Le titre et l'horaire de la réunion, tirés de l'agenda. Les adresses électroniques des invités sont lues pour reconnaître les membres de l'organisation. Pour les autres, seule la partie de l'adresse qui désigne l'entreprise, après le @, est conservée.
- Des propos peuvent contenir des informations sur la santé, les convictions ou d'autres sujets sensibles sans que personne ne l'ait voulu. Tenure ne les recherche pas et ne crée pas de type d'enregistrement pour elles.
- Ni Tenure ni le service de transcription ne conservent l'audio. Tenure ne crée pas d'empreintes vocales et n'identifie pas les personnes par leur voix.
Qui d'autre les reçoit
Au sein de l'organisation, la transcription n'est accessible qu'aux membres qui ont participé à la réunion et au membre qui en a lancé l'enregistrement. L'un d'eux peut la partager avec des collègues de l'organisation, qu'il désigne nommément. Chaque partage désigne ses destinataires, est consigné et peut être révoqué. La transcription n'est jamais partagée avec l'ensemble de l'organisation.
Hors de l'organisation, ces prestataires traitent les données pour HighKnow SRL :
- Soniox, pour la transcription en temps réel, par son point d'accès dans l'UE.
- Cloudflare, qui exploite la plateforme, transmet les requêtes aux modèles d'IA et stocke les données dans l'UE.
- Neon, qui héberge la base de données à Francfort.
- Google Cloud (Vertex AI), dans des régions de l'UE, pour l'extraction, les suggestions et les réponses.
Les données sont stockées uniquement dans l'UE, et traitées dans l'UE, à deux exceptions près. Lorsque le routage du réseau l'impose, le trafic peut passer par des serveurs de Cloudflare hors de l'UE, qui ne le stockent pas. Soniox peut effectuer un traitement limité hors de l'UE pour la sécurité, l'assistance et le respect de ses obligations légales. Les deux sont couverts par les garanties du chapitre V du RGPD. Ce que chaque prestataire conserve est fixé par l'accord que HighKnow SRL a conclu avec lui.
Combien de temps les données sont conservées
- La transcription est conservée 90 jours par défaut. L'organisation peut fixer une durée plus longue pour son propre compte, de 24 mois au plus, et doit en consigner la raison.
- Les constats de la base de connaissances, chacun avec sa courte citation, restent après la suppression de la transcription. Les constats qui nomment une personne sont supprimés 24 mois après leur dernière confirmation ou utilisation. Les autres constats n'ont pas de date de fin fixe : ils restent jusqu'à ce que l'organisation les supprime ou qu'une demande ci-dessous l'exige.
Vos droits, et comment vous opposer
Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur usage, et vous pouvez vous y opposer. Vous pouvez aussi saisir votre autorité de protection des données. Aucune décision vous concernant n'est prise de façon automatique.
Pour vous opposer, dites-le pendant la réunion. Si vous vous opposez au moment de l'annonce, rien n'est enregistré. Si vous vous opposez plus tard, le représentant arrête aussitôt l'enregistrement et supprime ce qui a été capté de cette réunion. Si cette suppression ne peut pas atteindre le service immédiatement, elle est relancée jusqu'à ce qu'elle soit faite, dans les 30 jours.
Après la réunion, adressez votre opposition à l'organisation qui vous a invité, en précisant à quelle réunion ou à quelles réunions vous avez participé. Une opposition n'est pas contestée. Dans les 30 jours, la transcription de ces réunions est supprimée, sauf ce que d'autres personnes ont dit de façon confirmée, et les constats qui ne reposent que sur elle sont retirés de la base de connaissances. Un constat qu'étayent aussi d'autres réunions conserve cet appui. L'organisation s'est engagée à ne plus vous enregistrer.
Si vous ne pouvez pas joindre l'organisation, écrivez à privacy@highknow.ai. HighKnow SRL vous indiquera à quelle organisation vous adresser, et lui transmettra votre demande dans les 7 jours. La façon dont HighKnow SRL traite votre message est décrite dans sa politique de confidentialité.
Si vous avez été mentionné sans participer
Si vous avez été nommé lors d'une réunion à laquelle vous n'avez pas participé, ce qui a été dit à votre sujet peut figurer dans la transcription et, sous la forme d'un court constat avec sa citation, dans la base de connaissances de l'organisation. Les finalités, la base juridique, les destinataires, les durées de conservation et les droits décrits ci-dessus s'appliquent, et vous pouvez vous y opposer de la même façon. Vous n'êtes pas informé individuellement, car l'organisation ne détient pas les coordonnées des personnes seulement mentionnées ; cette page est le moyen par lequel l'information est rendue disponible.
Statut de ce texte
Cette version remplace disclosure-2026-10c. Les versions précédentes restent publiées telles quelles, pour les réunions qui les ont utilisées.